პრაქტიკაში ERP-ის დანერგვის ბევრი წარუმატებელი მაგალითია, თუმცა ამავდროულად არსებობს უამრავი სტატისტიკა, რაც დაგეხმარებათ ახალი ERP სისტემის წარმატებულად დანერგვაში.
იმისთვის რომ თავიდან აიცილოთ მარცხი და პროცესი კარგად წარიმართოს, აუცილებელია სტრუქტურირებული სტრატეგიის არსებობა.
როგორ შევიმუშავოთ ERP სტრატეგია?
ERP-ის დანერგვის დროს აუცილებელია, გესმოდეთ, რომ ეს რთული ამოცანაა და კარგად გააზრებული სტრატეგიის შექმნა დიდ ძალისხმევას მოითხოვს, თუმცა საბოლოოდ მას თქვენი პროექტზე მუშაობის დროს დიდ დროს დაგიზოგავთ.
სტრატეგიის შექმნა რამოდენიმე ეტაპისგან შედგება:
ნაბიჯი 1: გუნდი და ხედვა
პირველ რიგში გაითვალისწინეთ, რომ პროექტი მხოლოდ IT დეპარტამენტს არ ეხება. გუნდი უნდა შედგებოდეს ტექნიკური ლიდერებისგან, კონსულტანტებისგან და იმ დეპარტამენტის თანამშრომლებისგან, სადაც უნდა დაინერგოს ახალი ERP სისტემა. ERP-ის დიდი მნიშვნელობა აქვს თითოეული ბიზნეს ოპერაციისთვის და საჭიროებს უფრო ფართო მასშტაბებს, ვიდრე IT გუნდს შეუძლია უზრუნველჰყოს. პროექტის მართვის გუნდი უნდა მოიცავდეს თანამშრომლებს მთელი კომპანიის მასშტაბით, რომელთაც კარგად აქვთ გაცნობიერებული პროექტი.
მნიშვნელოვანია, რომ გუნდმა ჩამოაყალიბოს მომავლის ხედვა, სად იქნება კომპანია 5-10 წლის შემდეგ და რა ადგილი უკავია ERP სისტემას კომპანიის საერთო გეგმაში. გუნდმა კარგად უნდა შეაფასოს კომპანიის ამჟამინდელი მდგომარეობა და სტრატეგიულად შეაფასოს რა არის საჭირო მათი ხედვის სისრულეში მოყვანისთვის. გუნდმა ასევე უნდა განსაზღვროს, რა დროს მოითხოვს დანერგვა, კომპანიის რომელ დეპარტამენტებს შეეხება, რა ფუნქციონალია საჭირო და რომელი ERP სისტემა უპასუხებს ბიზნეს საჭიროებებს ყველაზე მეტად.
ნაბიჯი 3: ცვლილებების მართვის გეგმა
აუცილებელია გუნდმა წინასწარ შექმნას ცვლილებების მართვის გეგმა და საჭიროების დროს თანამშრომლებს განუმარტოს, რატომ არის ცვლილებები აუცილებელი. ასევე ისიც გასათვალისწინებელია, რომ ეს ცვლილებები კომპანიის კულტურაზე მოახდენს გავლენას. საქმის შესრულების ძველებური გზები ჩანაცვლდება და მის ადგილს ახალი პროცესები და ტექნოლოგიები დაიკავებს. თქვენ თანამშრომლებს ინტენსიური მხარდაჭერა დასჭირდებათ ახალ სამუშაო პროცესთან (New workflow) ადაპტაციისთვის.
ნაბიჯი 4: პროცესების განსაზღვრა, დოკუმენტაცია და აღწერა
აჩვენეთ, როგორ იმუშავებს ახალი პროცესები თითოეული დეპარტამენტისა და საბოლოო მომხმარებლისთვის. ეს შეიძლება პროცესის ვიზუალურ მონახაზს და მონაცემთა რუკების შემუშავებას მოიცავდეს, რათა ყველამ სრულად აღიქვას ერთიანი სურათი.
საბოლოო მომხმარებლისგან მიიღეთ უკუკავშირი, ეს მათ ჩართულობას შეუწყობს ხელს. მათი ძალისხმევა ასევე ძალიან ღირებულია, ვინაიდან მიმდინარე სამუშაო პროცესები და მასთან დაკავშირებული პრობლემები უკეთ ესმით, შეიძლება იმ საკითხებზე გაამახვილონ ყურადღება, რაც თქვენ გამოგრჩათ მხედველობიდან.
ნაბიჯი 5: დეველოპმენტი
ფაქტობრივად ნებისმიერ კომპანიაში ERP-ის დანერგვა ფუნქციონალის პერსონალიზაციას (customization) საჭიროებს. პერსონალიზაცია ნიშნავს პროგრამული უზრუნველყოფის ცვლილებას და მის მორგებას ამა თუ იმ დეპარტამენტის უნიკალურ ბიზნეს პროცესზე და ამისთვის საჭიროებს პროგრამირებას.
ნაბიჯი 6: მონაცემების გადატანა
ეს პროცესი შესაძლოა საკმაოდ რთული იყოს, რადგან მოითხოვს დიდ ძალისხმევას მონაცემების იმ ფორმატში დასამუშავებლად, რომელსაც ახალი ERP სისტემა საჭიროებს. ხშირ შემთხვევაში რამოდენიმე წლის ინფორმაციის ერთი სისტემიდან მეორეში გადატანაზე არის საუბარი და ფაქტობრივად ეს მონაცემები კომპანიის სხ.სხ დეპარტამენტში განხორციელებულ ტრანზაქციების სრულ ისტორიას შეიცავს, ამიტომ მათი სწორი დამუშავება კრიტიკულად მნიშვნელოვანია.
ნაბიჯი 7: ტესტირება
ეს ფაზა აუცილებელია სანამ სისტემა ჩაეშვება. მნიშვნელოვანია არ გამოგრჩეთ ისეთი საკითხები, როგორიცაა სისტემის დეფექტები ან მონაცემებთან დაკავშირებული პრობლემები. ასევე მომხმარებელთან გადაამოწმეთ, რამდენად კმაყოფილები არიან ფუნქციონალით და რეალურ ბიზნეს პროცესებს პასუხობს თუ არა. ხშირად ფუნქციონალი რეალურ გარემოში არსებულ პროცესს არ ემთხვევა და თავიდან საჭიროებს გაკეთებას.
ნაბიჯი 8: ტრენინგი
ტრენინგის საშუალებით, მომხმარებლები სწავლობენ როგორ გამოიყენონ სისტემა და მისი უპირატესობები. ეს ეტაპი აუცილებელია რათა საბოლოო მომხმარებლებმა სრულად შეძლონ ახალი ფუნქციონალის გააზრება და მათი პრაქტიკაში გამოყენება.
ადამიანებს განსხვავებული სწავლის სტილი და უნარები აქვთ. ამიტომ აუცილებელია ტრენინგის დროს სხვადასხვა მიდგომების გამოყენება. ვიდეობი, წერილობითი დოკუმენტაცია და პირისპირ შეხვედრებიც კი. მომხმარებლები კომფორტულად უნდა გრძნობდნენ თავს სისტემაში მუშაობის დროს და მათ საჭიროებებზე იყოს მორგებული.
ნაბიჯი 9: დაყენება (Deployment)
პროგრამული უზრუნველყოფის (ERP სისტემის) გაშვება, შეიძლება მოხდეს ერთდროულად, ეტაპობრივად ან ძველ სისტემასთან ერთად. მათგან ყველაზე მეტად გამართლებულია ეტაპობრივი გადასვლა, ვინაიდან ამ დროს პროგრამული უზრუნველყოფის მხოლოდ ნაწილი მუშაობს. ამით შეგიძლიათ მისი მუშაობის უნარიანობა შეამოწმოთ, სანამ სხვა ნაწილზე გადახვალთ. ეს ნაკლებ რისკს შეიცავს, თუმცა შედარებით დიდი დრო სჭირდება.
ძველი სისტემის ფუნქციონირება შესაძლოა ასევე სასარგებლო იყოს მანამ, სანამ ახალი სისტემის ტესტირება მიმდინარეობს, მაგრამ მხოლოდ მცირე პერიოდით, რაც დაგეხმარებათ თავიდან აიცილოთ მონაცემების დაკარგვა ან რაიმე შეფერხება. ეს გადაწყვეტილება პროექტის დაწყების მომენტში უნდა მიიღოს მენეჯმენტმა.
ნაბიჯი 10: მხარდაჭერა
ERP სისტემის დანერგვის შემდეგ მისი მუდმივი ტექნიკური მხარდაჭერა და მომსახურება აუცილებელია. მხარდაჭერა გულისხმობს, რომ სისტემაში წარმოქმნილი ხარვეზების იდენტიფიცირება და ასევე მათი გამოსწორება დროულად მოხდეს.
შექმენით ძლიერი სტრატეგია და მიყევით მას
ERP სისტემის წარმატებული დანერგვა თქვენი ბიზნეს ოპერაციების ოპტიმიზაციაში და კონკურენტული უპირატესობის მიღწევაში დაგეხმარებათ. შეძლებთ სხ.სხ სამუშაოს სრულად ავტომატიზაციას, მიიღებთ ბიზნეს პროცესების შესახებ დამუშავებულ ინფორმაციას, რომელსაც გადაწყვეტილების მიღების მომენტში დაეყრდნობით.
